LiMux - Die IT-Evolution

freie Software in München - Status

Im Folgenden stellen wir erreichte Ergebnisse bzw. wichtige Arbeitspakete kurz dar. Fragen beantworten wir gerne, siehe Kontakt- und Ansprechpartner.
 

Inhalt:

• Was macht LiMux derzeit?
   
• Umstellung auf den Basisclient
• Gebrauchstauglichkeit
• Freie Software schon vorab
• Schulungen
• E-Learning unterstützt
• Technik
• Technik für die Anwenderinnen und Anwender
• Office-Migration
• eOS – das erweiterte Office Supportzentrum
• Der WollMux - die Zukunft für städtische Formulare
• Herstellerkoordinierung
   
• Nächste Schritte
   
• Was hat LiMux bereits erledigt?
   
• Detailkonzept ist erstellt
• Detailanforderungen sind aufgenommen
• Vorbereitung der Implementierung der Service- und Supportprozesse
• Betatest und Pilotierungsphase
• Erste Effektivumsetzer
• Softmigrationen
• TÜV Zertifizierung
• Umstellung der zentralen Office-Lösungen
• LiMux und WollMux:
  Zwei Jahre freie Software in München
  November 2008

 

Was macht LiMux derzeit?

Stand zum Mai 2009

• 14.000 Arbeitsplätze nutzen freie Software
  Vorwiegend E-Mail Client und Browser

• 14.000 Beschäftigte sind für freie Software geschult
  Durch Präsenzschulungen und e-Learning

• 12.000 Arbeitsplätze nutzen OpenOffice.org
  WollMux als Standardlösung für Vorlagen, Formulare und Makroautomation

• ODF setzt sich als Standardformat zum Datenaustausch zunehmend durch
• 2 von 12 Referaten sind nahezu vollständig umgestellt
• 1.800 Arbeitsplätze nutzen den linuxbasierten Basisclient
  
• bis Ende 2009 beginnen alle übrigen Bereiche mit der Migration auf den Basisclient

 

Umstellung auf den Basisclient

"Die LiMux-Migration auf den Linux Basisclient ergibt die Möglichkeit, eine zeitgemäße Infrastruktur aufzubauen, die den Anwenderinnen und Anwendern das bietet, was sie benötigen: einen modernen Arbeitsplatz, an dem sie sich gerne produktiv betätigen." So die Meinung derjenigen, die den Linux Basisclient eingeführt haben.
Die Administratoren, die die Umstellung auf Linux bzw. den LiMux Basisclient hinter sich haben, fanden die Migrationsdurchführung durchweg positiv. Beispielweise werden eine Vielzahl an Ordnern auf den Laufwerken und ausführbare Dateien für Windows nicht mehr benötigt. Einiges an Arbeit kann damit gespart werden.
Die Entwicklung in der Stadt geht weiter, im Herbst wird der Basisclient 2.0 erwartet.
Manche Referate führen den Linux Basisclient direkt ein, bei anderen läuft die Softmigration der Arbeitsplätze, d.h. der Einsatz von Open Source Software unter Windows.
Browser und E-Mail sind flächendeckend auf freie Software umgestellt.
In den umgestellten Bereichen herrscht bei den Anwenderinnen und Anwendern hohe Zufriedenheit mit dem Basisclient und der Open Source Software.
Der WollMux (Vorlagen und Formularsystem für OpenOffice) wird stark eingesetzt und erleichtert die Arbeiten mit der Textverarbeitung. Mit dieser für München neu entwickelten Software lassen sich sehr komfortabel und im Durchschnitt einfacher, Dokumente erstellen und Formulare befüllen.
"Einfacher als man es sich denkt! ...."
"Reine Gewöhnungssache", „Da kann ich meine E-Mails und Dateien genauso schön verwalten“ ... usw. - das sind Aussagen der Anenderinnen und Anwender aus der Stadtverwaltung, wenn man nach den Erfahrungen mit dem Basisclient fragt.

 

Gebrauchstauglichkeit

Der Basisclient soll die Benutzerinnen und Benutzer im täglichen Umgang bei ihrer Arbeit unterstützen, darauf möchte LiMux Wert legen. Deshalb unterbreitete die AG Usability, (Gebrauchstauglichkeit) nach der Erhebung des Nutzungskontextes (z. B. Vorzimmer, Sachbearbeitung, Administration), konkrete Vorschläge zur Gestaltung und Verständlichkeit des Basisclients. Vor allem wurden die Benutzeroberfläche (Taskleiste, Icons, Farben, Themes), der Aufbau bzw. die  Menüführung des Dateimanagers und das Startmenü (Gruppierung und Festlegung der Anwendungen) untersucht.

Die Offenheit des Programmcodes und die weitestgehende Anpassbarkeit freier Software ermöglichten es der städtischen IT in den vergangenen Monaten, den LiMux Basisclient gezielter an die Bedürfnisse der städtischen Nutzerinnen und Nutzer anzupassen. Dies sorgt nicht nur für das "Wohlfühlen" am PC, sondern schützt auch die Gesundheit. Ziel der Optimierungen war es, die Nutzerinnen und Nutzer dabei zu unterstützen, ihre Arbeitsaufgaben effektiv und effizient zu erledigen und den Umlernaufwand zu reduzieren.
Die Optimierungen konnten nach umfangreichen Tests und begleitenden Beobachtungen ausgewählter Nutzerinnen und Nutzer definiert werden. Begleitet wurde die Landeshauptstadt München dabei durch den TÜV IT, der am Ende den Zertifizierungsprozess durch weitere Tests, Beobachtungen und Befragungen durchführte.
Die Zertifizierung durch den TÜV IT bestätigt nun die einfache Handhabung des linuxbasierten LiMux Basisclients.
Trotz dieser Bestätigung wird - im Rahmen der Produktpflege - weiter an der Verbesserung des Basisclients gearbeitet. Meldungen und Anregungen der stetig wachsenden Anzahl von Benutzerinnen und Benutzern führen dazu, dass mit jeder neuen Version der Basisclient noch ein Stück besser wird.

Freie Software schon vorab

Die Stadtverwaltung setzt auch unter dem Betriebssystem Windows auf freie Software,. Der Webbrowser Firefox und der E-Mail Client Thunderbird kommen derzeit fast flächendeckend zum Einsatz. Die Bürosoftware OpenOffice.org wird in noch mehr Bereichen vor dem Betriebssystemwechsel folgen.
Eine solche „weiche Migration“ hat folgende Vorteile. Für die Benutzerinnen und Benutzer hat der Einsatz plattformunabhängiger Software den Vorteil, dass das einmal erworbene Wissen über eine Software unter jedem weiteren Betriebssystem nutzbar ist. Die Migration wird entzerrt, und die Administration kann sich schrittweise auf die Änderungen einstellen.

 

Schulungen

Das Schulungsangebot besteht zum einen aus einer Umsteigerschulung, an der  schwerpunktmäßig die neue Benutzeroberfläche und Änderungen in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation gezeigt werden. Zum zweiten werden eine Auswahl an  Zusatzmodulen zu verschiedenen Themenfeldern (z.B. Serienbriefe und längere Dokumente in "Writer", Vertiefung in Tabellenkalkulation "Calc", Präsentationen "Impress", etc.) angeboten.

E-Learning unterstützt

E-Learning erweitert im Rahmen der LiMux-Migration das bestehende Schulungsangebot innerhalb der Stadtverwaltung. Es ersetzt nicht die Präsenzschulungen, sondern ist eine Ergänzung zu den Seminaren, um Themen nachzubereiten, zu wiederholen und zu vertiefen.
Bei der Landeshauptstadt München gibt es dabei die folgenden Angebote:

• Das Selbstlernprogramm  „LiMux-Lernwelt“ für die Themen Benutzeroberfläche, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und Information/Kommunikation.
• Ergänzend zur LiMux-Lernwelt wird im Intranet eine Sammlung von Tipps und Tricks (FAQ-Wiki) zur Verfügung gestellt. Zur Kommunikation mit anderen, und um eigene Erfahrungen weiter zu geben, dient ein Forum.
• Die LiMux-Lernwelt ist im Februar 2007 als der Gewinner des eureleA 2007 ausgezeichnet worden. So etwas wie der europäische Oscar im Bereich E-Learning.

  

Technik

Technisch basiert der Basisclient auf freier Software (Open Source), vor allem auf der freien Linux Distribution Debian GNU/Linux 3.1, der grafischen Benutzeroberfläche KDE 3.5 und der Office-Suite OpenOffice.org 2. Im Hintergrund stellen das Softwareverteilungswerkzeug FAI (Fully Automatic Installation) und das freie Gosa (Gonicus System Administration) die einfache webbasierte Verwaltbarkeit einer großen Anzahl von Client-Installationen sicher.
Außerdem wird durch angemessene Vorgaben eine stadtweite Standardisierung der migrationsrelevanten Makros, Vorlagen und Formularen (MVF) erreicht. Komplexe Makroanwendungen und Vorlagen mit Datenbankschnittstellen werden als modular gehaltene Webapplikationen zur plattformunabhängigen Nutzung im Intranet umgesetzt.
Es hat sich auch herausgestellt, dass die Fragen Softwareverteilung und Systemkonfiguration schwieriger zu lösen waren, als gedacht. Für den künftigen stadtweiten Basis-Client ist es erforderlich, eine Infrastruktur einheitlich zu etablieren. Dazu gehört das Client- und Benutzermanagement, die Verfügbarkeit eines Anmeldedienstes (Verzeichnisdienst) und ein File- und Printservice. Dieser Herausforderung stellen wir uns gerade.
Daneben stehen jedoch nicht nur die Entwicklung eines Basisclients, einer System- und Konfigmanagementlösung sowie Anpassungen der Infrastruktur an, sondern eine ganze Reihe von weiteren Aufgaben des Projekts. Begleitend zum Basisclient werden z.B. Service- und Supportprozesse (nach ITIL) für den künftigen Betrieb des Basisclients eingeführt, die eine geregelte Störungs-, Problem-, Änderungs- und Freigabeverwaltung sicherstellen.

 

Technik für die Anwenderinnen und Anwender

Der Basisclients eine Die Arbeitsfläche (Desktop). Abhängig von den administrativen Vorgaben in den jeweiligen Bereichen kann die Arbeitsfläche teilweise oder komplett durch die Benutzerin/den Benutzer selbst verändert werden.
In der Standardkonfiguration findet sich auf der Arbeitsfläche der Dateimanager Konqueror, der Web-Browser Firefox, der Terminkalender, und das E-Mail-Programm Thunderbird.
Das Startmenü zeigt sämtliche auf dem Rechner installierten Programme. Die Ausgestaltung des Startmenüs kann abweichen. Es sind nur die jeweilig benötigten Anwendungen im Startmenü vorhanden. Unter „Meistbenutzte Programme“ finden sich die Anwendungen, die in der letzten Zeit am häufigsten genutzt wurden.
Die Büroprogramme reichern die bisherigen Standard-Anwendungen unter Windows deutlich an. Diese stehen jedem berechtigten Benutzer ohne Lizenzkosten zur Verfügung.
Grafikprogramme (auch Open Office Draw) ermöglichen das Betrachten und Bearbeiten von Bildern.
Bisher benutzte und neue Textdokumente, Tabellen und Präsentationen können weiterhin bearbeitet werden und im Microsoft (MS) Format, als PDF oder im OpenDocument Format abgespeichert werden.
Jedes Dokument kann als PDF umgewandelt und bereitgestellt werden. Damit ist das Dokument von jedem Rechner in dem gleichen Layout zu öffnen. Die Texte aus dem PDF-Dokument können wie gewohnt durchsucht und kopiert werden.

Office-Migration

MS Office und OpenOffice.org - beide Welten existieren. Einerseits innerhalb der Stadtverwaltung, da die Migration von 14.000 Arbeitsplätzen ihre Zeit braucht. Andererseits erfolgt die Kommunikation mit anderen Verwaltungen oder Bürgerinnen und Bürgern z.T. mit den verbreiteten proprietären Formaten von MS Office.
Um den hier zu erwartenden Problemen beim Dateiaustausch zu begegnen gibt es Tipps zum Dokumentenaustausch.
"Sauberes Arbeiten mit der Textverarbeitung spart beim Überarbeiten viel Zeit" ist die grundsätzliche Erkenntnis.
Zudem erhalten Absatz- und Formatvorlagen die Dokumentstruktur.
Bei der Bearbeitung grundsätzlich im OpenDocument Format (.odt) bleiben, nur falls es für den Austausch nötig wird, .pdf oder .doc .

Innerhalb der Stadtverwaltung sind ca. 13.000 Office-Vorlagenobjekte (inkl. Makros und Formulare) im Rahmen der Migration von MS Office zu OpenOffice.org zu betrachten. 
Ziel der Migration ist es, sinnvolle einheitliche Lösungen für gleiche Funktionen zu schaffen. Dabei ist nicht die eins zu eins Umsetzung aller Vorlagen in OpenOffice.org vorgesehen. Vielmehr wird für den Einzelfall die beste Variante ermittelt, z.B. die Umsetzung mit  dem WollMux oder als Webanwendung.
Jede dieser Office Migrationen erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Damit Vorlagen und Formulare rechtzeitig zur Umstellung der Computer vor Ort verfügbar sind gibt es eine genaue Abstimmung mit allen Beteiligten. Die Planung und Organisation dieser Umstellungen wird im erweiterten Office Supportzentrum (eOS) zentral durchgeführt. Erst wurden in allen städtischen Dienststellen per Online-Fragebogen Makros, Vorlagen und Formulare (MVFs) erfasst. Anschließend hat das eOS diese analysiert und klassifiziert. Weiterhin wurden und werden im Zuge der Untersuchungen Einzelgespräche in den städtischen Referaten geführt, um gemeinsam ein bestmögliches Vorgehen bei der Umstellung zu gewährleisten.
Der WollMux bietet viele Möglichkeiten, die  Umstellung zu vereinfachen. Es wurden somit weit weniger Ausschreibungen für die Umstellung von Office MVFs notwendig, wie geplant. Es konnten einerseits mehr Umstellungen stadtintern erfolgen und andererseits wurde die Zahl der MVFs reduziert.
Die Reduktion der Makros, Vorlagen und Fachverfahren (MVF) erfolgt hierbei durch

• organisatorische Konsolidierung (Dubletten)
• funktionale Konsolidierung bei Makros vor allem durch den WollMux und durch
• Webanwendungen (Zusammenfassen von mehreren Lösungen in eine Anwendung)

eOS – das erweiterte Office Supportzentrum

Um eine Koordination und Konsolidierung der vielen, teilweise mehrfach vorhandenen Vorlagen und Formulare und später deren Umstellung von MS Office zu OpenOffice.org zu gewährleisten, wurde im LiMux-Projekt das „erweiterte Office Supportzentrum“ (eOS) etabliert. Externe Berater der DBI GmbH bearbeiten seit Anfang Mai 2006, zusammen mit Mitarbeitern des Linux Client Teams, die Umstellung der städtischen Vorlagen und Formulare von MS Office zu OpenOffice.org. oder zu  Webanwendungen.
Zu den weiteren Aufgaben des eOS gehört die Formulierung von Programmierrichtlinien zur Erstellung zukünftiger Vorlagen und Formulare Es unterstützt die Vergabestelle bei der Ausschreibung, Vergabe und Abnahme von Umstellungspaketen an externe Dienstleister. Das eOS schult und unterstützt die, in den Referaten der Stadtverwaltung mit der Umstellung befassten, Fachkräfte. Auch nach einer erfolgten Umstellung stehen die Mitarbeiter des eOS weiterhin zur Verfügung.

Der WollMux - die Zukunft für städtische Formulare

Unter dem Programmnamen „Eierlegender WollMux“ entwickelt das Linux Client Team der Stadtverwaltung derzeit eine stadteigene Lösung zur Vorlagenverwaltung mit folgenden Komponenten:

• Briefkopfsystem
• Formularsystem
• Textbausteinsystem

 

Herstellerkoordinierung

Sämtliche Hersteller unserer Fachsoftware sind derzeit aufgefordert, Aussagen zur Migrationsfähigkeit ihrer Software zu treffen, um für die einzelnen Produkte Migrationspfade zu planen.

 

Fortschreibung und Detaillierung der Migrationskonzepte

Die Konzepte der 12 Referate der Stadtverwaltung werden laufend aktualisiert und umfangreicher gestaltet.

 

Nächste Schritte

In einigen Bereichen ist der Basisclient eingeführt, während andere vorab vermehrt auf die weiche Migration, d.h. freie Software unter MS Windows, setzen. In beiden Fällen werden laufend mehr WollMux- und Weblösungen eingeführt. Im Zuge der Umstellungen in den einzelnen Referaten werden diese noch verfeinert und erweitert. 
Derzeit wird auf allen ca. 14.000 PC der Stadtverwaltung freie (Open Source) Software eingesetzt, vorwiegend als Webbrowser und E-Mailclient.
Das freie Office-Paket OpenOffice.org ist auf über 12.000 PC der Verwaltung verfügbar.
Der LiMux Basisclient wird auf ca. 1.800 Arbeitsplätzen eingesetzt. Das Direktorium, das Kulturreferat und die Markthallen München sind vollständig umgestellt, die übrigen Referate beginnen noch 2009 mit der Umstellung auf den Basisclient.
Eine sogenannte "Keimzellenstrategie" sieht vor, dass bis Ende 2009 in allen Referaten und Eigenbetrieben eine Basisclient-Keimzelle mit mindestens 50 PC (bzw. 10% der PC) eingerichtet und produktiv genutzt wird. Dadurch soll zunächst ein kleiner pilothafter Bereich zur Erfahrungsgewinnung genutzt werden. Die Keimzellen unterstützen somit den Wissensaufbau in den Migrationsbereichen, ermöglichen die frühzeitige Erkennung und Lösung von bereichsspezifischen Problemen und entlasten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Sachgebiete Informationsverarbeitung durch die Entzerrung der Migration.
Bis Ende 2011 soll ein Großteil der Stadtverwaltung mit dem Basisclient arbeiten und OpenOffice.org nutzen.
Die Entwicklung des Basisclient und des Wollmux macht nicht halt, sondern schreitet anhand eines eigens definierten stadtweiten Änderungs- und Qualitätssicherungsprozesses fort. So wird sicher gestellt, dass weiterhin auf neue Anforderungen, geänderte Rahmenbedingungen und Erfahrungen der Anwenderinnen und Anwender reagiert werden kann.

Was hat LiMux bereits erledigt?

Seit dem internen Start der aktuellen Projektphase am 21.04.2005 (Kick-Off, Auftaktveranstaltung) ist folgendes bei LiMux erledigt:

Detailkonzept ist erstellt

Basierend auf den abgestimmten Anforderungen für den Basis-Client und die benötigten Dienste wurde ein Konzept für die Implementierung erstellt und mit den 17 IT-Bereichen der Stadtverwaltung abgestimmt

Detailanforderungen sind aufgenommen

Zusammen mit den 17 IT-Bereichen der Landeshauptstadt Münchenwurden die detaillierten Anforderungen an Basis-Client, Softwareverteilung, Verzeichnisdienst, System- und Konfigurationsmanagement und weitere für den Betrieb benötigte Dienste erhoben, priorisiert und abgestimmt.

Vorbereitung der Implementierung der Service- und Supportprozesse

Die Landeshauptstadt München wird für den Betrieb des neuen stadtweiten Basis-Clients dafür angepasste Service- und Supportprozesse gemäß ITIL (IT Infrastructure Library) einführen. Diese werden derzeit mit den bereits vorhandenen abgeglichen und definiert.

Betatest und Pilotierungsphase

Nach der Implementierung folgte der Betatest des Basis-Clients, bevor in einer Pilotierungsphase das Zusammenspiel aller für den Clientbetrieb benötigten Komponenten (Client, Softwareverteilung, System- und Konfigurationsmanagement, Verzeichnisdienst, von den Erstumsetzern benötigte Fachverfahren, Service- und Supportprozesse) optimiert werden soll.

Erste Effektivumsetzer

Im Anschluss an die Pilotphase sind drei Bereiche als Erstumsetzer die Effektivsetzung des LiMux Basis-Clients angegangen, der Kernbereich des Direktoriums (Referat des Oberbürgermeisters), des Kulturreferates und das Revisionsamt.

Softmigrationen

In einigen Verwaltungsbereichen läuft die Softmigration der Arbeitsplätze, d.h. der Einsatz von Open Source Software unter Windows. Gut 14000 Arbeitsplätze der Stadtverwaltung haben inzwischen OpenOffice.org installiert. Browser und E-Mail sind Flächendeckend auf freie Software umgestellt.

TÜV Zeretifizierung

Die Zertifizierung durch den TÜV IT bestätigt die einfache Handhabung des linuxbasierten LiMux Basisclients. 

Umstellung der zentralen Office-Lösungen

Bisher auf Microsoft Office basierende Lösungen (z.B. stadtweit gültige Briefkopfvorlagen), die stadtweit benötigt werden, befinden sich derzeit in einer Neukonzeptionierungs und -implementierungsphase. Allen voran unsere Lösung zur Vorlagenverwaltung, der WollMux.

LiMux und WollMux:
Zwei Jahre freie Software in München
November 2008

 

E-Mail an limux@muenchen.de schicken