LiMux


Konsolidierung durch die OpenOffice.org Migration 

Der Landeshauptstadt München bot sich durch die Migration der Bürosoftware die einmalige Chance, die vorhandenen Vorlagen, Formulare und Makros zu konsolidieren, Redundanzen zu erkennen und Lösungsalternativen abzuwägen.

Die Stufen in der oben abgebildeten Grafik visualisieren die stets wachsende Anzahl gemeldeter von Makros, Formularen und Vorlagenobjekten (MVF). Während erste Erhebungen die Verbreitung von knapp 7.000 MVFs zeigten, sind wir mittlerweile zu der (erschreckenden) Erkenntnis gelangt, dass bei der Landeshauptstadt München wohl mindestens 21.000 solcher Objekte zu finden waren. Denn sobald ein Migrationsbereich mit der Officeumstellung begann, war fast regelmäßig mit dem Auftauchen von "U-Booten", also weiteren MVFs aus Fachverfahren oder anderen Projektrandbereichen, die nicht zentral abgelegt worden waren, zu rechnen.

Darunter vermuteten wir eine Vielzahl von überflüssigen Objekten, da Anwender-/innen MVFs selbst erstellen durften.

Die Überschrift „Konsolidierung durch die OpenOffice.org Migration“ verrät es bereits: wir verfolgen keine 100% -Umstellung. Wir wollten die Chance nutzen, die vorhandenen Makros, Vorlagen und Formulare zu konsolidieren, Redundanzen zu erkennen und Lösungsalternativen abzuwägen.

Um dem Wildwuchs Herr zu werden, wurden die notwendigen Fähigkeiten externer und interner Fachkräfte in einer zentralen Kundenschnittstelle, dem erweiterten Office-Supportzentrum -kurz eOS – gebündelt, um gemeinsam die technische und organisatorische Abwicklung der Officeumstellung umzusetzen.

Die wichtigsten Aufgaben des eOS sind

• Konsolidierung, Steuerung und Koordinierung von Kundenanforderungen,
• Unterstützung der internen Kunden bei großen umzustellenden MVF-Paketen,
• die beispielhafte Lösung spezifischer Probleme sowie
• die Anbindung von MVFs an Anwendungen von Drittherstellern.

Die Reduktion der Makros, Formulare und Vorlagen erfolgt durch

• funktionale Konsolidierung bei Makros vor allem durch den WollMux - allein durch dessen Funtion zum personenspezifischen Vorausfüllen von Briefköpfen konnten 20% aller Makros eingespart werden; Tendenz steigend
• organisatorische Konsolidierung (Dubletten) und durch
• Webanwendungen (Zusammenfassen von mehreren Lösungen in eine Anwendung).

Inzwischen hat sich das eOS insbesondere durch Unterstützung der Migrationsbereiche als wichtiger Bestandteil des Projekts etabliert.

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