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Elektronische Kommunikation


Elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung München - Zugangseröffnung

Die Stadtverwaltung bietet E-Mail und Online-Formulare bei den jeweiligen Angeboten im Internet.

Damit wir Ihre Nachrichten und Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung per E-Mail bzw. De-Mail übermitteln, auch bearbeiten können, müssen diese folgende Voraussetzungen erfüllen:

  1. E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.
     
  2. Dateianhänge (sog. Attachments) werden in folgenden Formaten und Versionen akzeptiert:
    alle Dateien entsprechend dem ISO/IEC 26300 Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) ab Version 1.0, d.h. insbesondere

    **.ODT (z.B. OpenOffice.org Writer ab Version 2)
    **.ODS (z.B. OpenOffice.org Calc ab Version 2)
    *.RTF (Rich Text Format)
    *.PDF (Portable Document Format ab Version 1.3)
    *.TXT (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text)
    *.JPG, *.TIF,* .PGM, *.PBM,*.PNG (Standard Bildformate)
    *.DOC (MS Word ab Version 2000/XP)
    *.XLS (MS Excel ab Version 2000/XP).

    Weitere Formate oder Versionen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle verwendet werden. In allen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) enthalten sein.
     
  3. Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt München nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
     
  4. E-Mails sollten (inkl. Attachments) technisch bedingt nicht mehr als 20 Megabyte Umfang haben. De-Mails dürfen (inkl. Attachments) technisch bedingt nicht mehr als 10 Megabyte Umfang haben.
     
  5. Aufgrund immer stärkerer Virenverbreitung per E-Mail werden von der Stadtverwaltung geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen. E-Mails die in HTML-Form versendet werden und Skripte enthalten, werden abgewiesen, da damit verschiedene Aktionen unbemerkt ausgeführt werden können.
     
  6. Zur Gewährleistung der Verarbeitbarkeit von elektronischen Dokumenten werden Nachrichten mit dem Anhang „winmail.dat“ nicht angenommen. Informationen hierzu finden Sie hier.
     
  7. Einige Dateierweiterungen sind gesperrt, da es sich um Programme handelt, die ungewollt zur Ausführung kommen können: Die Liste der gesperrten Dateierweiterungen können Sie unter folgendem Link ansehen: http://www.lhm-service.de/mailesa/liste.html. Anlassbezogen (z. B. aktueller Virenangriff) können auch weitere Dateien gesperrt werden.
     
  8. Werden Nachrichten, die Skripte und/oder eine der genannten Dateien als Anhang enthalten an die Landeshauptstadt München geschickt, so werden diese abgewiesen und mit einer entsprechenden Fehlermeldung an den Empfänger zurückgeschickt.
  9. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadtverwaltung eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale als Spam identifiziert wurden. Informationen hierzu finden Sie hier.

  10. Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt bzw. heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen.

  11. Haben Sie die Kommunikation auf elektronischem Weg eröffnet, geht die Stadtverwaltung davon aus, dass die weitere Kommunikation in der betreffenden Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
     
  12. Sofern eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis erforderlich ist, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nur per De-Mail mittels der Versandoption „gegen Abholbestätigung“ möglich.
     
  13. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Datenübertragung über das Internet ungesichert erfolgt und die übertragenen Daten somit von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können.
     
  14. Die Stadtverwaltung setzt bislang noch keine Verfahren für eine zusätzliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails ein. Verwenden Sie deshalb für vertrauliche Informationen an die Stadtverwaltung keine E-Mail. De-Mail bietet Ihnen laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Möglichkeit des verbindlichen und vertraulichen Versands elektronischer Dokumente und Nachrichten.
     
  15. Für viele Verwaltungsverfahren besteht die Erfordernis der Schriftform. In einigen dieser Verfahren ist ein Ersatz der Schriftform auf elektronischem Weg mittels qualifizierter elektronischer Signatur (nach Art. 3a Abs. 2 S. 2 BayVwVfG i.V.m. § 2 Nr. 3 SigG ) oder mittels De-Mail mit der Versandoption „Absenderbestätigung“ (nach Art. 3a Abs. 2 S. 4 Nr. 2 BayVwVfG i.V.m. § 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz) möglich.
     
  16. Die Landeshauptstadt München hat das Postfach poststelle@muenchen.de eröffnet und nimmt Anträge und Mitteilungen über diese Adresse an, welche mittels qualifizierter elektronischer Signatur (QES) signierte Anhänge im Portable Document Format (PDF) besitzen.
     
  17. Die Landeshauptstadt München hat De-Mail-Postfächer für entsprechend gekennzeichnete Verfahren eröffnet. Damit haben Sie die Möglichkeit Anträge und Mitteilungen per De-Mail direkt an die zuständigen Stellen zu senden. Eine Liste von De-Mail-Adressen für ausgewählte Fachbereiche und Verfahren finden Sie hier.
     
  18. Ansonsten können Sie zur elektronischen Kommunikation per De-Mail ergänzend poststelle@muenchen.de-mail.de nutzen.

Des Weiteren bitten wir um Beachtung der Datenschutzhinweise der Landeshauptstadt München im Portal muenchen.de unter: Impressum.
 

Im Übrigen verweisen wir auf die Regelungen des Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG):

"Elektronische Kommunikation

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

(2) . . .

(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln."

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung München haben, wenden Sie sich bitte an folgende E-Mailadresse: itm@muenchen.de