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Stadtarchiv München nimmt neues digitales Magazin in Betrieb

20 Kilometer Akten, 90.000 Urkunden und ein Archivalien-Zuwachs von rund 500 Regalmetern pro Jahr – die Bestandszahlen des Stadtarchivs München sind beträchtlich. Doch auch vor dem an der Winzererstraße beheimateten „Gedächtnis der Stadt“, in dem das Wissen von Jahrhunderten aufbewahrt wird, macht die digitale Revolution nicht Halt. Immer mehr Akten, Pläne, Fotos und andere Unterlagen gibt es nur noch elektronisch. Diese zu sichern ist Aufgabe eines neuen digitalen Langzeitarchivs, das am 14. Juni 2016 offiziell in Betrieb genommen wird. Statt in Regalmetern wird im Stadtarchiv München künftig auch in Terabyte gezählt.
Egal ob Geburts- und Sterberegister, Meldedaten oder die Gewerbeanmeldungen – die meisten dieser Datensammlungen funktionieren seit Jahren ohne Papier. Bereits 2011 startete das Stadtarchiv deshalb gemeinsam mit dem dIKA (dezentrales Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement) des Direktoriums ein langfristig angelegtes Projekt zur Einführung eines digitalen Langzeitarchivs. Ein erster Schritt ist getan: Das Stadtarchiv München hat in Zusammenarbeit mit der städtischen IT (dIKA-Direktorium, IT@M) und der Schweizer Firma scope solutions ag ein Basissystem in Betrieb genommen, das die Übernahme, die Speicherung und den langfristigen Erhalt digitaler Archivalien ermöglicht. Es ist damit das erste Kommunal-archiv in Bayern, welches die Archivierung digitaler Unterlagen sicherstellen kann.

Daneben wird an dem Ausbau des Basissystems gearbeitet, um künftig eine komfortable Nutzung des digitalen Archivguts zu ermöglichen. „Archivierung ist kein Selbstzweck“, sagt der Leiter des Stadtarchivs, Dr. Michael Stephan. „Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, Verwaltungsunterlagen zu sichern, um die städtische Rechtsposition zu wahren und um historische Informationen für die Bürger bereitstellen zu können. Nun ist dies erstmals auch für digitale Unterlagen möglich.“

In den städtischen Referaten wurde schon in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von Fachanwendungen, Datenbanken, Dokumentenmanagementsystemen sowie Dateiablagen identifiziert, in denen archivwürdige elektronische Unterlagen entstehen bzw. gespeichert werden. Deren Archivierung wird sukzessive in den nächsten Jahren erfolgen. Audioprotokolle ausgewählter Stadtratsausschusssitzungen wurden bereits in das neue digitale Magazin übernommen. Für 2016 ist unter anderem noch die Archivierung von Videomitschnitten der Stadtratsvollversammlung, von Luftbildern der Stadt München sowie von elektronischen Akten der Ausländerbehörde vorgesehen.

IT@M, der zentrale IT-Dienstleister der Landeshauptstadt München, ist künftig sowohl für die Betreuung der Software zur digitalen Langzeitarchivierung wie auch für den Betrieb und die Wartung der eingesetzten Speicherinfrastruktur zuständig.

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Tel. 089-233-30842
brigitte.huber@muenchen.de