zum Seitenanfang
Münchner Kindl mit Schriftzug Landeshauptstadt München Landeshauptstadt München

Pressemitteilungen / Ausschreibungen


Digitalisierung, Indizierung und Onlinestellung von Archivgut

Interessenbekundungsverfahren i.S.d. § 61 Satz 2 der Gemeindeordnung für die Digitalisierung, Indizierung und Onlinestellung von Archivgut aus den Beständen „Polizeimeldebögen (PMB)“, „Standesamt München (STANM)“ und „Standesamt Pasing (STANP)“ im Rahmen eines Konzessionsmodells



Verfahren
Interessenbekundungsverfahren nach § 61 Satz 2 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern

Anlass der Interessenbekundung
Das Stadtarchiv München strebt ein Konzessionsmodell mit einem Anbieter zur kostenfreien Digitalisierung und Indizierung von Archivgut aus den Beständen „Polizeimeldebögen (PMB)“, „Standesamt München (STANM)“ und „Standesamt Pasing (STANP)“ an. Die Digitalisierung und Indizierung muss dabei für das Stadtarchiv kostenfrei erfolgen. Es handelt sich bei dem Archivgut um die sehr stark nachgefragten Polizeimeldebögen (4.082 Archivalien-Einheiten, ca. 2.000.000 Seiten) sowie die Personenstandsbücher (Geburts-, Heirats- und Sterberegister) der Jahre 1876-1902 (1.645 Archivalieneinheiten, ca. 822.500 Seiten): Die sehr häufige Nutzung führt auf Dauer zu einer Schädigung der Originale, der durch die Digitalisierung und Indizierung entgegengewirkt werden soll.

Das Interessenbekundungsverfahren soll eine Grundlage für weitere Planungen und Entscheidungen des Stadtarchivs im Sinne der genannten Zielsetzungen schaffen.

Zielsetzung
Der Anbieter soll die Archivguteinheiten nach Vorgaben des Stadtarchivs digitalisieren. Der Dienstleister führt die Digitalisierung und die datenschutzrechtliche Überprüfung im Rahmen einer vertraglich fixierten Auftragsverarbeitung gemäß der im Anhang beigefügten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach den Bestimmungen des Art. 28 Absatz 3 EU-Datenschutzgrundverordnung durch. Dem Anbieter werden jährlich die Digitalisate jener Unterlagen für die Indizierung, Nutzung und eine eventuelle Bereitstellung im Internet überlassen, die nicht mehr unter eine Sperrfrist von 130 Jahren fallen. Der Anbieter wird bei einer Online-Stellung der Digitalisate sicherstellen, dass die Herkunft des Archivguts aus dem Stadtarchiv München in geeigneter Form nachgewiesen wird. Die Nutzung im Internet kann für Kundinnen und Kunden kostenpflichtig geschehen. Das Stadtarchiv und seine Benutzer erhalten im Lesesaal des Stadtarchivs kostenfreien Zugang zu den vom Dienstleister online gestellten Digitalisaten. Das Stadtarchiv erhält kostenfrei Sicherungskopien der Indizes, die wie die Digitalisate dem Preservation Management unterworfen werden.

Der Anbieter übernimmt uneingeschränkt und unabhängig vom eigenen Verschulden die Kosten für die fachgerechte Restaurierung oder Wiederbeschaffung, sollte das Archivgut beschädigt werden oder abhandenkommen. Bei Zerstörung des Archivgutes werden die Kosten übernommen, um eine Ersatzüberlieferung zu erstellen.

Die bestehenden allgemeinen rechtlichen Rahmenbedingungen des Persönlichkeits-, Datenschutz- und Urheberrechts sind bei der Bereitstellung und Nutzung im Internet zu beachten.

Ablauf der Digitalisierung und Behandlung des Archivguts
Das Archivgut muss während der Digitalisierung in Deutschland verbleiben. Die Digitalisierung sollte zeitnah begonnen werden. Der Anbieter kann ein Unternehmen mit der Digitalisierung beauftragen.

Der Anbieter muss sich verpflichten, das Archivgut vor Beeinträchtigungen aller Art zu bewahren. Bei 36 Personenstandsbüchern ist aufgrund des Erhaltungszustands eine Digitalisierung nur unter konservatorischer Aufsicht möglich. Zugang zu den Räumlichkeiten im Stadtarchiv sollen nur Personen haben, die mit der Aufgabe der Digitalisierung und Indizierung des Archivgutes und den damit im Zusammenhang stehenden Aufgaben betraut sind.

Um sicherzustellen, dass dem Anbieter nach Abschluss der Digitalisierung keine Digitalisate für die Nutzung und eine eventuelle Online-Stellung überlassen werden, die jünger als 130 Jahre sind, sind alle Polizeimeldebögen auf das Datum des letzten Eintrags hin datenschutzrechtlich zu überprüfen, sowie alle Geburts- und Heiratsregistereinträge auf die jüngsten Beischreibungen.

Kosten
Der Anbieter trägt alle Kosten für die Transporte und die Bearbeitungen, die im Zusammenhang mit der Digitalisierung und Indizierung stehen einschließlich der konservatorischen Begleitmaßnahmen, die Digitalisierung, die Qualitätskontrolle, die datenschutzrechtliche Überprüfung und die Indizierung. Der Anbieter haftet zusätzlich für alle Schäden, die beim Archivalientransport im Stadtarchiv entstehen. Das Stadtarchiv wird sich weder finanziell noch mit eigenem Personal an Transport, Bearbeitung, Digitalisierung, Qualitätskontrolle, datenschutzrechtlicher Überprüfung und Indizierung beteiligen.

Hinweis zur späteren Vertragsgestaltung
Der zwischen dem Anbieter und dem Stadtarchiv auszuhandelnde Vertrag soll eine Vertragsdauer von maximal zehn Jahren umfassen. Das Stadtarchiv München ist zusätzlich mit einer Vereinbarung einverstanden, die eine Fortsetzung der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister für die Zukunft vorsieht.

Gerichtsstand für die angestrebte Dienstleistungskonzession ist München.

Bewerbungsvoraussetzungen
Der Anbieter hat umfangreiche, langjährige Erfahrung bei der Digitalisierung und Indizierung von Archivgut. Er kann auf bereits realisierte eigene Großprojekte, vorzugsweise mit öffentlichen Archiven oder vergleichbaren Einrichtungen, referenzieren und so seine Leistungsfähigkeit nachweisen.

Abgabe einer Interessenbekundung
Die Interessenbekundung im Umfang von maximal fünf DIN-A4-Seiten soll eine aussagekräftige Beschreibung zu Ablauf und Umsetzung des Projekts sowie zu bereits durchgeführten Großprojekten enthalten.

Entsprechende Interessenbekundungen sind bis zum 31. Dezember 2019 (16:00 Uhr) per E-Mail (stadtarchiv@muenchen.de) oder postalisch an Stadtarchiv München, Winzererstraße 68, 80979 München einzureichen.

Auskünfte
Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an Dr. Manfred Heimers (Tel.: 089/233-30812; E-Mail: manfred.heimers@muenchen.de.) oder Dr. Daniel Baumann (Tel.: 089/233-30826; E-Mail: daniel.baumann@muenchen.de).

Terminübersicht
Veröffentlichung des Interessenbekundungsverfahrens: ab 30. November 2019

Abgabe einer Interessenbekundung: bis zum 31. Dezember 2019 (16:00 Uhr)

Rahmenbedingungen für die Teilnahme am Interessenbekundungsverfahren
Die im Rahmen des Verfahrens ausgetauschten Unterlagen sowie mündlichen Abstimmungen sind für beide Seiten unverbindlich und die Teilnehmer sind nicht an ihre Aussagen und Angaben gebunden. Des Weiteren begründet das Verfahren keinerlei gegenseitige Verpflichtungen.

Eine Erstattung der Kosten, die den Teilnehmern durch die Teilnahme an diesem Verfahren entstehen, ist ausgeschlossen. Es besteht kein Anspruch auf Eröffnung eines Vergabeverfahrens.

Weiterer Verlauf nach Abgabe der Interessenbekundung

Anbieter, die eine Interessensbekundung eingereicht haben, werden über den Eingang Ihrer Interessensbekundung informiert.

Es ist vorgesehen, die eingereichten Interessenbekundungen als wichtige Informationsgrundlage für die Vorüberlegungen zu einer Dienstleistungskonzession auszuwerten. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das Interessenbekundungsverfahren nicht das Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge ersetzt.

Sollten mehrere Bewerber Interesse an einer Kooperation mit dem Stadtarchiv unter den genannten Bedingungen zeigen, dann wird das erste Entscheidungskriterium für einen Zuschlag der Rechteumfang sein, den die Dienstleister dem Stadtarchiv für die Nutzung der zu erstellenden Indizes einräumen. Das zweite Kriterium wird der Aufwand sein, der dem Stadtarchiv bei der Durchführung der Digitalisierungsmaßnahmen entsteht. Darüber hinaus wird der Umfang der Maßnahmen, die zum Schutz der Daten getroffen werden, zur Entscheidungsfindung mit herangezogen werden.

Ältere Pressemitteilungen mehr

Öffentlichkeitsarbeit:
Dr. Brigitte Huber
Tel. 089-233-30842
brigitte.huber@muenchen.de