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Bürgerbüro Terminvergabe


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Wöchentliche Buchungszeit wird um 30 Prozent erweitert

Das Kreisverwaltungsreferat erweitert ab 18. April die wöchentlichen Buchungszeiträume für Termine in den Bürgerbüros um 30 Prozent. In rund fünf bis zehn Prozent der Fälle erscheinen Kundinnen und Kunden nicht, ohne vorher abgesagt zu haben. Diese Terminlücken und solche, die sich durch kürzere Bearbeitungszeiten ergeben, werden künftig mit spontanen Besuchern geschlossen. Dafür muss man sich am Serviceschalter anmelden und bekommt eine Nummer, die wie die Terminnummern am Bildschirm in den Wartezonen aufgerufen wird.

Es kann täglich je nach Besucherandrang und personellen Kapazitäten nur eine begrenzte Zahl von spontanen Besuchern bedient werden. Die im System gebuchten Termine haben Vorrang. Mehr als die Hälfte der Termine wird tagesaktuell und für in 14 Tagen vergeben, die genaue Anzahl hängt von der verfügbaren Personalstärke und der generellen Buchungssituation ab. Der Rest bleibt langfristig für die bevorstehenden drei Monate buchbar. Termine gibt es online auf www.buergerbuero-muenchen.de, beim Bürgerbüro-Servicetelefon 233-9 60 00 und unter der Behördennummer 115.

„Wir arbeiten jetzt seit drei Monaten in den Bürgerbüros flächendeckend, also auch im Hauptgebäude, mit Terminvergabe. Die Umstellung musste zwangsläufig über Nacht und im laufenden Betrieb erfolgen. Nach den Erfahrungen dieser drei Monate, in denen das neue Terminvereinbarungssystem unter laufender Beobachtung stand und immer wieder nachjustiert wurde, gibt es grundlegende Änderungen, die zunächst bis Ende Juni so gelten. Diese Maßnahmen führen dazu, dass wir das Buchungssystem effizienter nutzen und mehr Termine anbieten können“, sagt Kreisverwaltungsreferent Dr. Thomas Böhle.

In einem nachweislichen und nachvollziehbaren Notfall werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Servicepoint vor Ort in jedem Fall einen Vorschlag zur Klärung des Anliegens machen. Als Notfall gilt eine unvorhersehbare Situation, in der zwingend sofort ein Dokument benötigt wird, weil ansonsten ein Schaden entstehen würde – aber stadtweit kein fristgerechter regulär buchbarer Termin zur Verfügung steht. Wer sich in München anmelden möchte, aber erst einen Termin nach der gesetzlichen 14-tägigen Meldefrist buchen konnte, hat dadurch kein Problem: Die Bestätigung der Terminvereinbarung oder die mitgeteilte Terminnummer gilt als fristwahrend.

„Grundsätzlich ist die Terminvergabe eine klare Verbesserung im Vergleich zum früher praktizierten reinen Wartenummernsystem. Natürlich ist auch klar, dass eine bloße Systemumstellung zwar eine bessere Verteilung der Termine ermöglicht, die Kapazitäten aber nicht automatisch erhöht. Es ändert nichts daran, dass die Bürgerbüros der Landeshauptstadt unterdimensioniert sind. Damit jede Münchnerin und jeder Münchner sicher innerhalb von zwei oder drei Wochen zum Wunschtermin gelangt, und das wünschen sich ja viele, bräuchten wir erheblich mehr Kapazitäten – also mehr Bürgerbüro-Standorte und entsprechend mehr Personal. Sobald einen Vormittag lang ärgerlicherweise unsere Software für Eintragungen ins Melderegister ausfällt, erhöht das den Termindruck sofort erheblich und es baut sich eine Welle auf, von der sich mit den vorhandenen Kapazitäten nur schwer herunterkommen lässt“, stellt Kreisverwaltungsreferent Dr. Thomas Böhle klar.

Die Änderungen gehen in den Bürgerbüros zu Lasten der Bearbeitung von Post und E-Mails, die bis Ende Juni notfalls in Samstagsarbeit erledigt werden soll.

Der Stadtrat hat schon vor mehr als einem Jahr, Ende Januar 2018, für die Bürgerbüros neue Standorte beschlossen, die aber noch nicht realisiert sind. Das Kommunalreferat ist vom Stadtrat konkret mit der Suche nach neuen Standorten im Südosten und Nordwesten, mittelfristig auch im Nordosten, beauftragt.

Für die neuen Standorte müssen neue Stellen geschaffen werden, für die sich dann auch genügend Bewerberinnen und Bewerber finden lassen müssen. Auch die Landeshauptstadt ist vom Fachkräftemangel betroffen. Konkret gibt es aktuell für den gesamten Parteiverkehr aller Bürgerbüros 216 Stellen, von denen 200 besetzt sind. Die 16 unbesetzten Stellen werden sukzessive besetzt. Zugleich verlassen aber auch immer wieder Dienstkräfte das Bürgerbüro, was in den vergangen Jahren zu einer jährlichen Fluktuation von rund 17 Prozent geführt hat.